Enhancing Capabilities

受保护数据是一个包罗万象的术语，包括定义为机密的任何信息, personal, proprietary, health insurance or medical information. 有关1级机密数据和2级内部使用数据的详细列表，请阅读 信息分类、处理和处置标准.

如果你的电脑或电子存储设备丢失, stolen or broken into over the network, 受保护的数据可能从您受损的设备中获得. 在计算机上积累受保护的数据很容易. Just from daily use your own personal information (e.g.(如密码、信用卡号码)可能会从交易中保留. 在您的计算机上创建的每月缺勤报告可能包含您的社会安全号码. And long forgotten documents, 电子表格和电子邮件可能包含学生和员工的社会安全号码或其他识别信息. Under California law, 如果受保护的数据被泄露，大学必须通知受泄露影响的每个人, or is reasonably assumed to have been, acquired by unauthorized individuals. 管理安全事件的时间和费用损失, 对大学声誉的损害和可能的法律责任使得主动数据清理成为一项值得的任务.

ITS服务台或您指定的信息技术顾问(ITC)可以帮助您配置Spirion搜索. However, 您必须根据您当前的工作要求或大学记录保留要求最终确定安全保留或安全删除哪些文件. In addition, Spirion软件可能会发现您的个人受保护数据, such as passwords, 社会安全号码或财务账户信息, 即使是ITS和ITC的支持人员也应该保密. 如果你在配置方面需要帮助，最新的校园ITCs列表可在 Cal State Los Angeles ITC webpage

搜索持续时间取决于正在搜索的驱动器或媒体的数量以及文件的数量, 计算机上的文件夹和子文件夹以及存储介质. 因此，清理时间因人而异，很难预测. 然而，大多数系统测试人员报告平均扫描花费一个小时或更少. 可以保存搜索结果，并在更方便的时间完成文件清理. 由于可以为同一个操作选择多个文件(例如.g.，所有复选框应删除或保护)，您可以非常快速地管理您的结果. 如果您选择保护文件，一个密码将保护所有文件，这加快了过程.

Spirion在后台运行，因此您可以继续工作. 虽然在搜索过程中可能会对计算机的处理速度产生一些最小的影响, those who tested the system reported no impact. 但过去的经验告诉我们，管理安全事件并通知个人信息丢失可能会占用大学数百小时的工作时间, 让花在主动清理上的时间成为一项非常值得的任务.

控件可以暂时暂停正在进行的搜索 Pause button on the Main tab on the ribbon. The Pause button is in the same place as the Start button and is automatically changed from Start to Pause when a search begins. Once you click Pause, it will be automatically changed into a Resume button. To resume your search, click on the Resume button, which is in the same place as the Pause and Start buttons on the Main ribbon. 

Yes, 您可以配置Spirion扫描计算机的硬盘驱动器, all CDs and DVDs in the drives, 最后是所有插入电脑USB接口的外部电子存储设备. 可同时插入多个外部电子存储设备, 但它们受到可用USB端口数量的限制.

• Note:如果你选择在工作时间后扫描电脑，不建议把外部电子存储设备放在无人看管的地方.

业务流程可能允许将敏感数据下载到工作站上. 我们希望减少这些敏感数据泄露的机会. This is where we define a file-processing cycle for the staff/faculty. 我们目前建议采用以下资料保护技术:

1. Create a private SharePoint team site.
2. 使用密码保护功能加密文件/文件夹.

• 如果你的电脑接收了ITS基线服务的自动电脑补丁和更新, then Spirion is already on your computer. 桌面上的图标是一只蓝色背景的白色“嗅探”狗的侧面轮廓

有五个选项-撕碎，擦洗，安全，隔离和忽略. 但并不是每种选择都适用于每种类型的计算机或文件. 取决于文件在计算机上的位置, the available options will appear in the Main Ribbon.

1. Shred 使用国防部的擦除标准来永久删除文件.
2. Scrub 删除个人信息并保留所有其他内容. 此功能仅适用于在Office 2007及以后版本中创建的文件.
3. Secure 使用特定于应用程序的加密对文件进行密码保护.
4. Quarantine 将突出显示的文件移动到隔离位置，并将其从原始位置永久分解.
5. Ignore allows designated items to be ignored by Spirion.

更多更详细的用户指南，请访问 Spirion website.

 Baseline-supported computers

校园内连接的电脑可自动接收ITS发布的更新和补丁, the Spirion software should already be installed. 桌面上的图标看起来像一只蓝色背景上的白色“嗅探”狗的侧面轮廓. Spirion应用程序图标是蓝色背景上的白色“嗅探”狗的侧面轮廓

 Non-Baseline-supported computers

如果您的计算机不是ITS基线支持的计算机，并且没有安装Spirion软件, please contact the ITS Help Desk at (323) 343-6170 for assistance.

Opening Spirion

For Windows computers:

• 双击Spirion应用程序图标是蓝色背景上的白色“嗅探”狗的侧面配置文件. If the Spirion shortcut is not on your desktop, click on the Windows Start Menu, 向下滚动并单击Spirion文件夹并选择Spirion应用程序. 

For macOS computers:

• Press the 

   "Launchpad" key on your keyboard. You can also click on the gray icon with black "rocket ship.的灰色“火箭”图标，并在屏幕顶部的文本框中搜索“Spirion”. Click on Spirion.

Spirion Profile

• 第一次使用Spirion时，您将看到一个对话框，用于设置新的Spirion配置文件. 以前创建概要文件的用户可以跳过此步骤.

• 输入密码后，您就完成了个人资料的设置. 该配置文件对于登录到Windows的用户是唯一的. 创建Profile允许您保存设置并安全地保存已输入Spirion的任何信息. Click on “OK” and then “Next.”

Windows

现在开始搜索，继续搜索向导，并打开高级界面

The Search Wizard 是快速和易于使用，并为您提供三种选择:

• Start Search Now: Immediately start a search with current settings.
• Continue Search Wizard:使用预定义模板搜索向导或快速设置基本配置信息后开始搜索.
• Open Advanced Interface:使用主应用程序界面配置搜索. 

The three options are detailed below.

• Note: "Start Search Now" and "Continue Search Wizard" are recommended.

START SEARCH NOW

• By selecting “Start Search Now,“Spirion将开始在计算机上搜索敏感信息，包括社会安全号码(ssn)。, Dates of Birth (DOBs), and credit card numbers.

CONTINUE SEARCH WIZARD

By selecting "Continue Search Wizard," there are five options:

• Configure Search:配置Spirion搜索特定类型的数据，如ssn, Credit Card Numbers (CCNs), Passwords, Bank Account Numbers, Drivers Licenses, DOBs, Phone Numbers, E-Mail Addresses, Personal Addresses, Passport Numbers, and Personal Health Information (PHI).
• Standard:搜索ssn, ccn和密码在您的网页浏览器，电子邮件(i.e. emails within the Microsoft Outlook application).
• PCI-DSS 2.0: Search for 支付卡行业数据安全标准(PCI DSS) 在浏览器、电子邮件和整个计算机上的公共文件中.
• HIPAA/HITECH: Search for Personal Health Information (PHI) 在浏览器、电子邮件和整个计算机上的公共文件中.
• Comprehensive:在整个电脑上搜索所有常见的个人信息. 

选择数据类型后，在计算机上选择一个位置进行搜索.

• My Documents指定Spirion将搜索当前登录用户的“我的文档”和“用户设置”文件夹.
• My Computer指定Spirion将搜索计算机上的所有驱动器(可移动和本地).
• Custom Folder:允许您指定任何驱动器，文件夹或文件夹集进行搜索. 当您选择自定义文件夹和空白旁边的省略号时, the dialog box below will open. 再次单击省略号并选择要搜索的特定文件夹.

MAC

SEARCH SETUP

以下设置说明用于在运行macOS的计算机上配置Spirion上的搜索.

• 在输入您的Spirion配置文件的密码后，您将看到一个名为 Search Setup. Click Cancel, for now. We will configure the search in the following steps. 
• Next, you will see the main Spirion interface. 窗户上有一条横着不同颜色的丝带 Icons across the top.
• The Data Types 图标允许您选择您希望Spirion搜索识别的敏感数据形式, such as:
  • Social Security Numbers (SSN), Credit Card Numbers (CCN), Password Entries, Bank Account Numbers, Drivers Licenses, DOBs, Phone Numbers, E-Mail Addresses, Personal Addresses, Passport Numbers, and Personal Health Information (PHI).
• Adjacent to the Data Types icon, the Files icon allows you to enable the File Search. Click on the Files icon and then select Enable File Search.
  • Note: File Search ，以便Spirion能够搜索存储在您计算机上的文件. 
• Next, we have enabled the File Search, click on the Files icon again and mouse over to the Files Locations. You will be provided with three options:
  • Computer: Spirion will search your entire Computer (桌面、文档、下载、库、电影、音乐和图片文件夹).
  • Documents: Spirion will search only your Documents folder.
  • Custom: Spirion允许您指定要使用哪个文件夹 include or exclude from the search. 这可能有助于用户谁想要搜索可移动驱动器的敏感数据.
• After selecting the Data Types, enabling the File Search, 并配置Spirion将在哪里搜索您的计算机, you may now begin the search by selecting the Start icon on the ribbon.

Pausing a search

• 控件上的暂停按钮可以暂时暂停正在进行的搜索 Main tab on the ribbon. The Pause button is in the same place as the Start button and is automatically changed from Start to Pause when a search begins. Once you click Pause, it will be automatically changed into a Resume button. 

• 如果您需要与某个结果进行交互，并且发现传入的结果会分散您的注意力，那么暂停搜索可能是有益的. 如果您需要暂时暂停Spirion，因为它正在影响您的计算机的性能，这也是有帮助的. 

Resuming a search

• To resume your search, click on the Resume button, which is in the same place as the Pause and Start buttons on the Main ribbon. 

Stopping a search

• If you want to stop the current search, click the Stop button on the Main tab on the ribbon. 它将不可能恢复搜索，一旦你点击 Stop. 

• Once you click Stop， Spirion将需要一些时间来完成当前的过程. 您将看到一个对话框，通知您它的状态. 如果当前被分析的位置很大或很复杂, 斯皮里恩可能要花很长时间才能停止你的搜寻. 

  • The Wizard icon will bring up the Results Wizard. 
  • The Advanced icon will take you back to the main Spirion interface. 
  • The Save As icon will save the search results for a later time. 
  • The Reminder icon will present you with several time options. Spirion将最小化自己到您的系统托盘，并保持在那里，直到指定的时间已经过去. 如果你想快点把Spirion带回来，你可以双击 System Tray icon. 

Viewing Search Results

The Status Window provides a real-time summary of your current search.

• Progress Bar:描述当前位置类型的完成百分比. 
• Overall:描述您要搜索的计算机位置类型的总数. 
• Locations Containing Data Matches:这是到目前为止包含至少一个数据匹配的搜索项的总数.
• Total Locations Searched这是到目前为止在你的电脑上搜索过的所有类型的项目的总数.
• Total Data Matches:这是迄今为止在所有位置找到的数据匹配的总数. 
  • Note: If you closed the Status Window，你可以通过点击状态窗口来切换 Main tab on the ribbon.